7 Thông Tin Nên Kiểm Tra Trong Báo Giá Trước Khi Mua Sản Phẩm

7 thông tin cần kiểm tra trong báo giá trước khi mua sản phẩm, thiết bị, vật tư: model, quy cách, giá, VAT, vận chuyển, giao hàng, bảo hành và thanh toán.

7 Thông Tin Nên Kiểm Tra Trong Báo Giá Trước Khi Mua Sản Phẩm, Thiết Bị, Vật Tư

Khi mua sản phẩm, thiết bị hoặc vật tư, nhiều người thường có thói quen nhìn vào đơn giá trước tiên. Tuy nhiên, một báo giá đầy đủ không chỉ có một con số về giá bán. Tên sản phẩm, model, quy cách, số lượng, thuế, vận chuyển, thời gian giao hàng, bảo hành và các điều kiện đi kèm đều có thể ảnh hưởng đến chi phí và quá trình sử dụng sau này.

Đặc biệt với các đơn hàng phục vụ doanh nghiệp, công trình hoặc mua số lượng lớn, việc kiểm tra kỹ báo giá trước khi đặt hàng giúp người mua dễ dàng so sánh giữa các nhà cung cấp và hạn chế những khác biệt phát sinh sau khi giao dịch.

Dưới đây là 7 thông tin nên kiểm tra trong một báo giá trước khi quyết định mua.

1. Tên sản phẩm, model và quy cách

Đây là thông tin đầu tiên cần kiểm tra.

Một sản phẩm có thể có nhiều phiên bản, kích thước, công suất, vật liệu hoặc cấu hình khác nhau. Vì vậy, chỉ nhìn tên sản phẩm đôi khi chưa đủ để xác định chính xác mặt hàng đang được báo giá.

Ví dụ, với một thiết bị điện, người mua có thể cần xác nhận:

• Tên sản phẩm.
• Thương hiệu.
• Model hoặc mã sản phẩm.
• Công suất.
• Điện áp.
• Kích thước.
• Vật liệu.
• Phiên bản hoặc cấu hình.
• Xuất xứ nếu đây là thông tin quan trọng đối với nhu cầu sử dụng.

Đối với vật tư, quy cách có thể bao gồm đường kính, chiều dài, độ dày, tiết diện, cấp vật liệu, đơn vị đóng gói hoặc các thông số kỹ thuật liên quan.

Vì sao cần kiểm tra?

Hai sản phẩm có tên gần giống nhau nhưng khác model hoặc quy cách có thể có mức giá và đặc tính sử dụng khác nhau.

Do đó, khi so sánh hai báo giá, nên đảm bảo rằng hai bên đang báo cùng một loại sản phẩm hoặc các sản phẩm có thông số tương đương.

Không nên chỉ lấy giá thấp nhất làm căn cứ nếu quy cách, cấu hình hoặc phạm vi cung cấp chưa giống nhau.

2. Số lượng và đơn vị tính

Thông tin tiếp theo cần kiểm tra là số lượng và đơn vị tính.

Một báo giá có thể sử dụng các đơn vị như:

• Cái.
• Bộ.
• Chiếc.
• Mét.
• Cuộn.
• Kg.
• Thùng.
• Hộp.
• Tấn.
• Gói.

Đây là điểm tưởng như đơn giản nhưng có thể gây nhầm lẫn khi so sánh báo giá.

Ví dụ, một loại vật tư có thể được báo giá theo mét, trong khi nhà cung cấp khác báo theo cuộn. Nếu chưa xác định số mét trong mỗi cuộn, việc so sánh trực tiếp hai đơn giá sẽ không chính xác.

Với đơn hàng số lượng lớn, người mua cũng nên kiểm tra:

Đơn giá × số lượng = thành tiền

và xác nhận xem số lượng tối thiểu để được áp dụng mức giá đó có điều kiện gì hay không.

3. Giá đã bao gồm VAT hay chưa?

Đây là một trong những thông tin nên làm rõ trước khi chốt đơn hàng.

Hai báo giá có thể cùng ghi một mức giá nhưng cách tính thuế khác nhau. Vì vậy, người mua nên hỏi rõ:

• Giá đã bao gồm VAT chưa?
• Thuế được tính theo mức nào?
• Hóa đơn có được cung cấp không?
• Tổng số tiền phải thanh toán cuối cùng là bao nhiêu?

Đặc biệt với doanh nghiệp, việc xác định rõ giá trước hay sau thuế giúp việc lập dự toán, phê duyệt mua hàng và hạch toán thuận tiện hơn.

Không nên chỉ nhìn vào đơn giá niêm yết mà bỏ qua tổng giá trị thanh toán.

4. Chi phí vận chuyển, lắp đặt và các khoản phát sinh

Một báo giá sản phẩm có thể chưa bao gồm tất cả chi phí để đưa sản phẩm vào sử dụng.

Tùy từng loại hàng hóa, người mua có thể cần xác nhận thêm:

• Phí vận chuyển.
• Phí bốc xếp.
• Phí giao hàng tận nơi.
• Chi phí lắp đặt.
• Chi phí chạy thử.
• Chi phí phụ kiện.
• Chi phí vật tư phụ.
• Chi phí đóng gói đặc biệt.
• Các khoản phí khác nếu có.

Ví dụ, một thiết bị có giá bán thấp hơn nhưng chưa bao gồm lắp đặt và vận chuyển, trong khi báo giá khác đã bao gồm các khoản này. Nếu chỉ so sánh đơn giá sản phẩm thì kết quả có thể không phản ánh đúng tổng chi phí.

Vì vậy, khi mua hàng có giá trị lớn, nên hỏi:

“Tổng chi phí để nhận hàng và đưa vào sử dụng là bao nhiêu?”

Đây thường là câu hỏi thực tế hơn việc chỉ hỏi “Giá sản phẩm bao nhiêu?”.

5. Tình trạng hàng và thời gian giao hàng

Không phải sản phẩm nào được báo giá cũng có sẵn trong kho.

Nhà cung cấp có thể cung cấp hàng:

• Có sẵn.
• Đang chờ nhập.
• Đặt hàng theo yêu cầu.
• Sản xuất theo đơn.
• Giao một phần trước, phần còn lại giao sau.

Vì vậy, báo giá nên được kiểm tra cùng với thời gian giao hàng dự kiến.

Đặc biệt với đơn hàng phục vụ công trình, sản xuất hoặc kế hoạch kinh doanh, thời gian giao hàng có thể quan trọng không kém giá bán.

Người mua nên xác nhận:

Sản phẩm có sẵn hay phải đặt hàng?

Thời gian giao dự kiến là bao lâu?

Thời gian này được tính từ lúc đặt hàng hay từ lúc thanh toán?

Nếu đơn hàng có nhiều sản phẩm, cũng nên hỏi xem các mặt hàng có được giao cùng lúc hay chia thành nhiều đợt.

6. Chính sách bảo hành, đổi trả và hỗ trợ sau bán

Bảo hành là thông tin đặc biệt cần quan tâm đối với các sản phẩm có giá trị cao, thiết bị điện, máy móc hoặc sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật.

Người mua nên kiểm tra:

• Thời gian bảo hành.
• Điều kiện được bảo hành.
• Địa điểm tiếp nhận bảo hành.
• Ai chịu chi phí vận chuyển khi bảo hành.
• Thời gian xử lý dự kiến.
• Có hỗ trợ kỹ thuật hay không.
• Điều kiện đổi sản phẩm nếu có lỗi.
• Các trường hợp không thuộc phạm vi bảo hành.

Không nên chỉ ghi nhận thông tin chung như “bảo hành chính hãng” mà không tìm hiểu điều kiện cụ thể.

Theo thông tin phổ biến về Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân kinh doanh bao gồm việc bảo đảm các yêu cầu liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và trách nhiệm về bảo hành theo quy định. Bộ Công Thương cũng khuyến nghị người mua xác nhận tình trạng bảo hành, hóa đơn/chứng từ và các điều kiện bảo hành trước giao dịch.

Đối với các giao dịch có yêu cầu bảo hành, người mua nên lưu lại báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu bảo hành hoặc các tài liệu liên quan.

7. Điều kiện thanh toán và thời hạn hiệu lực của báo giá

Hai thông tin cuối cùng thường nằm ở phần cuối của báo giá nhưng lại khá quan trọng.

Điều kiện thanh toán

Cần xác nhận:

• Thanh toán trước bao nhiêu phần trăm?
• Thanh toán khi nhận hàng hay sau khi nghiệm thu?
• Có thể thanh toán theo từng đợt không?
• Phương thức thanh toán là gì?
• Điều kiện để đơn hàng được xác nhận là gì?

Đối với đơn hàng doanh nghiệp hoặc công trình, điều kiện thanh toán nên được thống nhất trước khi đặt hàng.

Thời hạn hiệu lực báo giá

Giá sản phẩm, vật tư hoặc thiết bị có thể thay đổi theo thời điểm, nguồn hàng, số lượng và các điều kiện cung cấp.

Vì vậy, một báo giá thường cần có thời hạn hiệu lực.

Ví dụ:

Báo giá có hiệu lực đến ngày...

Điều này giúp người mua biết mức giá được cung cấp áp dụng trong khoảng thời gian nào, thay vì mặc nhiên cho rằng mức giá đó sẽ được giữ nguyên trong thời gian dài.

Không nên chỉ so sánh giá bán

Khi nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp, một cách phổ biến là lập bảng so sánh.

Tuy nhiên, bảng so sánh nên có nhiều tiêu chí thay vì chỉ có cột “Giá”.

Có thể sử dụng cấu trúc:

Cách này giúp người mua nhìn thấy toàn bộ điều kiện của từng phương án thay vì chỉ nhìn vào một con số đơn giá.

Đối với các giao dịch trực tuyến, thông tin về giá, tình trạng sản phẩm, vận chuyển và chính sách trả lại cũng là những thông tin quan trọng cần được thể hiện rõ ràng. Google cũng sử dụng các trường thông tin như giá, tình trạng còn hàng, vận chuyển và trả lại trong dữ liệu sản phẩm dành cho trải nghiệm mua sắm trên Search.

Khi nào nên yêu cầu báo giá chi tiết?

Không phải mọi giao dịch đều cần một báo giá dài và nhiều điều khoản.

Với một sản phẩm đơn giản, giá trị thấp, người mua có thể chỉ cần xác nhận:

Sản phẩm – quy cách – số lượng – giá – vận chuyển – thời gian giao.

Nhưng với các đơn hàng có giá trị cao hoặc liên quan đến công trình, máy móc, thiết bị và vật tư số lượng lớn, nên yêu cầu báo giá chi tiết hơn.

Đặc biệt khi sản phẩm cần lắp đặt hoặc có yêu cầu kỹ thuật, nên làm rõ phạm vi cung cấp để tránh tình trạng hai bên hiểu khác nhau về những gì đã bao gồm trong giá.

Người mua nên làm gì trước khi xác nhận đơn hàng?

Sau khi nhận báo giá, có thể thực hiện một quy trình đơn giản:

Bước 1: Kiểm tra sản phẩm

Xác nhận đúng tên, model, quy cách và số lượng.

Bước 2: Kiểm tra tổng tiền

Xác nhận giá trước/sau VAT và các chi phí liên quan.

Bước 3: Kiểm tra giao hàng

Xác nhận tình trạng hàng và thời gian giao.

Bước 4: Kiểm tra bảo hành

Xác nhận thời hạn và điều kiện bảo hành nếu sản phẩm có bảo hành.

Bước 5: Kiểm tra thanh toán

Thống nhất phương thức và thời điểm thanh toán.

Bước 6: Lưu lại thông tin giao dịch

Nên lưu báo giá, trao đổi, đơn đặt hàng, hóa đơn và các tài liệu liên quan.

Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 cũng quy định về trách nhiệm cung cấp thông tin và bảo vệ thông tin liên quan đến giao dịch; đối với giao dịch trên không gian mạng, việc lưu giữ các thông tin giao dịch càng có ý nghĩa khi cần đối chiếu sau này.

Tóm lại

Một báo giá tốt không nhất thiết phải thật dài, nhưng cần đủ thông tin để người mua hiểu chính xác mình đang mua gì, với giá bao nhiêu và những điều kiện nào đi kèm.

Trước khi mua sản phẩm, thiết bị hoặc vật tư, nên kiểm tra ít nhất 7 nhóm thông tin:

1. Tên sản phẩm, model và quy cách
2. Số lượng và đơn vị tính
3. Giá và VAT
4. Vận chuyển, lắp đặt và chi phí liên quan
5. Tình trạng hàng và thời gian giao
6. Bảo hành, đổi trả và hỗ trợ sau bán
7. Điều kiện thanh toán và thời hạn hiệu lực báo giá

Đối với những đơn hàng lớn, việc dành thêm thời gian kiểm tra báo giá và đối chiếu các điều kiện cung cấp có thể giúp người mua đưa ra quyết định phù hợp hơn, đồng thời hạn chế những hiểu nhầm không cần thiết trong quá trình thực hiện đơn hàng.